بنظر شما آیا هنوزم باید اسناد و مدارک را در نمونه های کاغذی که حامل اصلی اطلاعات ما بودند، پرینت گرفت، در ادامه، آن ها را در پاکت قرار دهیم و پس از ارسال، صبورانه منتظر بمونیم تا امضا و مهر و موم شوند؟ چه تضمینی در امنیت این روش وجود دارد؟ انتقال بسیار کند، هزینه های زیاد، امنیت کم و اشغال فضای زیاد برای بایگانی و…، اینها همه بخش کوچکی از معایب این سیستم محسوب می شود. اینجاس که بازهم پیشرفت تکنولوژی راه حل های مدرن تر و به صرفه تری پیش روی ما قرار می دهد که می توان گفت هیچ کدام از این معایب در آن وجود ندارد.
مقدمه
از آنجایی که این اسناد حاوی اطلاعات حیاتی و بسیار مهم مانند تبادلات مالی، قرار داد های حقوقی، معاملات و مدارک محرمانه می باشند، بهتر است این اسناد بصورت رمز در آیند. در این صورت سارقان و افراد سواستفاده گر هیچ دسترسی به این اسناد نخواهند داشت و حتی در صورت دسترسی هم امکان رمزگشایی برای آن ها فراهم نیست. یکی از روش های ایمن سازی اطلاعات امضاء دیجیتال نام دارد. امروزه امضاء دیجیتال جایگاه ویژه ای در تجارت الکترونیک دارد. که در ادامه به معرفی این روش می پردازیم.
مفهوم امضاء دیجیتال
امضاء دیجیتال یک تکنیک ریاضی است که برای تأیید صحت یک پیام، نرم افزار یا سند دیجیتالی استفاده می شود که می تواند معادل دیجیتالی امضای دست‌نویس یا اسناد مهر شده باشد. امضای دیجیتال برای حل مشکل دستکاری و جعل هویت در ارتباطات دیجیتال در نظر گرفته شده است. همچنین می تواند شواهد مبدأ، هویت و وضعیت اسناد الکترونیکی، تراکنش ها یا پیام های دیجیتال را ارائه دهد. امضاکنندگان همچنین می توانند از آن ها برای تأیید رضایت آگاهانه استفاده کنند. در بسیاری از کشورها، از جمله ایالات متحده آمریکا، امضای دیجیتال مانند امضای اسناد دست نویس سنتی از نظر قانونی الزام آور تلقی می شود.
مزیت های استفاده از امضاء دیجیتال
1. کارایی/سرعت
اول از همه، امضاء دیجیتال اسناد از نظر مدیریت زمان و سهولت استفاده قابل مقایسه با روش سنتی کاغذی نیست. در واقع، در طول یک فرآیند فروش، امضاهای بسیاری باید از طیفی از افراد مختلف جمع آوری شود. بار اداری و موارد این چنینی می تواند مانع فروش شود و گاهی اوقات باعث لغو کامل قرارداد می شود. در واقع، علاوه بر امضای شما و طرف مقابل، ممکن است نیاز به امضای همکاران و مدیران ارشد باشد که این روند را طولانی تر می کند. استفاده از امضاء دیجیتال در کسب و کار شما ممکن است بهترین راه حل صرفه جویی در هزینه باشد که تفاوت را ایجاد می کند.
وقت طلاست!
2. تجربه کاربری
دومین مزیت، افزایش تجربه کاربر و سهولت در استفاده از این روش است: روال انجام امضای اسناد به روش سنتی هرگز به این آسانی نبوده است. اما در امضا دیجیتال فرآیند چاپ، امضا، و اسکن برای بازگرداندن یک سند به سادگی باز کردن یک درخواست ایمیل و یک امضای ساده است. کل فرآیند کمتر از دو دقیقه طول می کشد.
علاوه بر این، رابط کاربری همچون برند و رنگ‌های شما قابل تنظیم و شخصی‌سازی هستش که تجربه خوبی را برای مشتریان شما فراهم می‌کند.
3. رعایت حقوق
سومین مزیت، فناوری امضای دیجیتال شامل مقررات روشنی مانند eIDAS برای اتحادیه اروپا است. این قوانین الزام آور زمینه روشنی را برای ارائه دهندگان امضای دیجیتال ایجاد می کند و در صورت اختلاف حقوقی در مورد امضا، یکپارچگی را فراهم می کند. به زبان ساده تر همه چیز در این سیستم واضح و شفاف می باشد. نیاز به شناسایی از طریق احراز هویت دو عاملی یا تایید هویت افراد از جمله مواردی می باشد که به امنیت و قابل اعتماد بودن این سیستم می افزاید.
4. امنیت
چهارم، همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم، دو عامل احراز هویت و بررسی شناسه افراد، سطح بالایی از امنیت را در رابطه با قابلیت‌های دسترسی به اسناد و امضا فراهم می‌کند. این موضوع در واقع مهمترین استدلال متقابل برای افرادی است که از موضوع حفظ حریم خصوصی داده ها در مورد امضاهای الکترونیکی شکایت دارند. علاوه بر این، حتی در موارد نقض امنیتی، رمزگذاری داده ها استخراج را دشوار می کند. این رمزگذاری همچنین تضمین می کند که سند پس از امضا قابل تغییر نیست. به عنوان مثال، هیچ خطری برای مشاهده صفحه جدید یا حذف یک صفحه از توافقنامه وجود ندارد.
اگر این کافی نبود، 2FA – احراز هویت دو عاملی – تضمین می کند که هیچ کسی نمی تواند امضای شما را کپی یا جعل کند و از آن در زمینه دیگری استفاده کند.
5- هزینه های تراکنش کمتر
در نهایت، خودکار کردن فرآیند امضای الکترونیکی می‌تواند پیامدهای مالی خطاهای انسانی، مانند اشتباهات امضا یا از بین رفتن سند را کاهش دهد. خطاهایی که روند را کند می کند و در صورت عدم شناسایی باعث مشکلات هزینه می شود. امضای الکترونیکی تضمین می کند که همه چیز مرتب است و از رفع مشکلات و هزینه های مربوط به آن ها جلوگیری می کند. تمرکز بر هزینه ها، انباشته شدن صرفه جویی در هزینه بر روی کاغذ، اسکن، کپی، پست، بسته ها، و غیره بسیار کم به نظر می رسد اما در مجموع صرفه جویی قابل توجهی را به همراه دارد.
فرآیند امضای دیجیتال کارآمدتر، دوستانه تر و سازگارتر از امضای اسناد کاغذی معمولی است. علاوه بر این، افزایش امنیت ارائه شده توسط چنین ابزارهای الکترونیکی و همچنین هزینه های کمتر نیروی کار و مواد از مزایای کلیدی امضاهای الکترونیکی هستند.
معرفی کلید های عمومی و خصوصی
زیرساخت کلید عمومی Public key infrastructure (PKI) مجموعه‌ای از نرم‌افزار، سخت‌افزار و رویه‌های مورد نیاز برای مدیریت ایمن امضای دیجیتال است. هر تراکنش امضای دیجیتال شامل یک جفت کلید است: یک کلید عمومی و یک کلید خصوصی. کلید عمومی برای همه کسانی که نیاز به تایید امضای الکترونیکی امضاکننده دارند در دسترس خواهد بود. کلید خصوصی با دیگران به اشتراک گذاشته نمی شود و تنها توسط امضاکننده برای امضای الکترونیکی اسناد استفاده می شود.
علاوه بر این، PKI الزامات دیگری مانند مرجع گواهی (CA)، نرم افزار ثبت نام، گواهی دیجیتال، ابزارهای کلیدها و مدیریت گواهی ها را نیز اعمال می کند.
امضاء دیجیتال برای چه ارگان هایی مناسب است؟
دولت ها:
دفتر انتشارات دولتی نسخه های الکترونیکی بودجه، قوانین عمومی و خصوصی و لوایح کنگره را با امضای دیجیتال منتشر می کند. امضای دیجیتال توسط دولت‌ها در سراسر جهان به دلایل مختلفی از جمله پردازش اظهارنامه‌های مالیاتی، تأیید تراکنش‌های بین دولت (B2G)، تصویب قوانین و مدیریت قراردادها استفاده میشود. اکثر نهادهای دولتی هنگام استفاده از امضای دیجیتال باید قوانین، مقررات و استانداردهای سختگیرانه را رعایت کنند. بسیاری از دولت ها و شرکت ها نیز از کارت های هوشمند برای شناسایی شهروندان و کارمندان خود استفاده می کنند. اینها کارت های فیزیکی هستند که دارای امضای دیجیتالی هستند و می توانند برای دسترسی دارنده کارت به سیستم ها یا ساختمان های فیزیکی یک موسسه استفاده شوند.
مراقبت های بهداشتی:
امضای دیجیتال در صنعت مراقبت های بهداشتی برای بهبود کارایی درمان و فرآیندهای اداری، تقویت امنیت داده ها، برای تجویز الکترونیکی و پذیرش در بیمارستان استفاده می شود.
ساخت و ساز:
شرکت‌های تولیدی از امضای دیجیتال برای سرعت بخشیدن به فرآیندها از جمله طراحی محصول، تضمین کیفیت (QA)، پیشرفت‌های تولید، بازاریابی و فروش استفاده می‌کنند. استفاده از امضای دیجیتال در تولید توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) و گواهینامه تولید دیجیتال موسسه ملی استاندارد و فناوری (NIST) کنترل می شود.
خدمات مالی:
بخش مالی دولت ها از امضای دیجیتال برای قراردادها، بانکداری بدون کاغذ، پردازش وام، اسناد بیمه، وام مسکن و موارد دیگر استفاده می کنند.
ارزهای رمزنگاری شده:
امضای دیجیتال همچنین در بیت کوین و سایر ارزهای دیجیتال برای احراز هویت بلاک چین استفاده می شود. آن ها همچنین برای مدیریت داده‌های تراکنش مرتبط با ارز دیجیتال و به عنوان راهی برای کاربران برای نشان دادن مالکیت ارز یا مشارکت آن ها در یک تراکنش استفاده می‌شوند.
امضای دیجیتال چگونه کار می کند؟
مراحل طریقه امضا یک سند دیجیتال به صورت زیر می باشد:
- سند با هر اندازه و قالبی تبدیل به یک Hash می شود (انواع توابع Hash وجود دارند که توسط الگوریتم های خاصی می توان فایل مورد نظر را تبدیل کرد) اغلب توابع Hash معمولا 256 بیت دارند( 128 بیت و… هم دارند) و حاوی 64 کاراکتر می باشد به این صورت که به هر کاراکتر 4 بیت تعلق می گیرد. بنابراین تمام فایل ها با هر اندازه زمانی که به یک Hash تبدیل می شوند طول ثابت 64 کاراکتری دارند. با اعمال Hash فایل خلاصه میشود.
- در مرحله بعد Hash تولید شده با کلید خصوصی ترکیب می شود و عملیات رمزگذاری انجام میشود. این ترکیب امضای دیجیتال را تشکیل می دهد.
- پیام و سند مورد نظر همراه امضای دیجیتال ارسال می شود.
- گیرنده با استفاده از کلید عمومی که در اختیارش قرار داده شده امضای دیجیتال را رمزگشایی می کند و Hash بدست امده در مرحله اول در اختیارش قرار می گیرد.
- گیرنده تابع Hash را روی فایل اعمال کرده و سپس Hash بدست آمده را با Hash بدست امده از رمزگشایی مقایسه می کند و در صورت برابر بودن هویت فرستنده احراز می شود.
در تصویر زیر می توانید تمام مراحل امضاء دیجیتال رو مشاهد کنید.
جمع بندی
همانطور که اشاره کردیم روش در حال منسوخ و سنتی کاغذی برای ارسال اسناد و امضاء مدارک روش مطمئن و ایمنی نیست. جدا از اینکه این روش دردسر های بسیار زیادی رو به همراه داره، روش های امن تری همچون امضاء دیجیتال روش معقولانه و جذاب تری بنظر می ایند. این روش زمان و هزینه های شمارو به طور قابل توجهی کاهش میده و یکی از مهم ترین خصوصیات امضاء دیجیتال امنیت بسیار بالای آن بشمار می رود.
مزایای بیشمار امضاء دیجیتال باعث میشود که دفاتر و شرکت‌های بیشتری این روش را برای بهبود کارایی، بازدهی بیشتر و ایمن‌تر کردن محل کار خود انتخاب کنند. سیستم‌های مدیریت اسناد دیجیتال می‌توانند به سازمان شما به دلیل صرفه‌جویی در زمان، پول و فضا کمک کنند و امنیت بهتری را فراهم کنند و در عین حال بهره‌وری را بهبود و کاغذبازی را کاهش دهند.
در این مقاله برخی از مزایای کلی پیاده‌سازی و استفاده از این نوع امضاها را فهرست کرده‌ایم. هر شرکت یا سازمانی با توجه به نیازها، بودجه و ظرفیت سیستم برای انطباق با آن ها می‌تواند مزایای خاص خود را پیدا کند.
1 دیدگاه